Require check out files trong SharePoint Online

Để bạn kiểm soát hiệu quả việc cộng tác giữa các members đối với document thì check out files là một giải pháp, đặc biệt là khi có nhiều users truy cập vào cùng 1 library. Nếu bạn bắt buộc phải check out trước khi edit 1 document thì người khác sẽ không thể override nội dung của file đó. Tuy nhiên, có 1 điều bạn hết sức lưu ý là:

  1. Người khác sẽ không thấy latest changes khi document đó chưa được check in trở lại.
  2. Người khác không thể check out 1 document đang check out bởi người khác.
  3. Nếu người khác cần làm việc trên 1 document nào đó gấp mà nó đang bị check out thì hoặc là người đó bảo người kia check in hoặc là nhờ người có permission cao hơn hoặc là người đó không thể làm việc tiếp được trên document đó.

Lưu ý: Nếu công ty của bạn có plan cho nhiều người cùng edit 1 document (gọi là co-author) trong library thì không require check out files trong library đó. Đây là điều bắt buộc.

Các bước cấu hình library để require check out files khi edit

Bước 1: Truy cập vào library bạn muốn thực hiện

Bước 2: Chọn Settings Settings: update your profile, install software and connect it to the cloud, Library Settings.

Hoặc chọn Library trên Ribbon và chọn tiếp Library Settings.

Bước 3: Chọn Versioning settings.

Bước 4: Trong phần Require Check Out, phía dưới Require documents to be checked out before they can be edited?, chọn Yes

Bước 5: Chọn OK 

Lưu ý: User nào có quyền Full Control hoặc Design mới thực hiện được các thao tác trên.

Nguồn: vothanhduy.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *